9 TRUCOS PARA SER MÁS RÁPIDO CON OUTLOOK

Outlook sigue siendo el gestor de correo más usado en empresas de todo el mundo, pero muchos ignoramos cómo utilizarlo de la forma más eficaz. Aquí tienes algunos trucos que te permitirán incrementar tu productividad al gestionar tus correos electrónicos, tu calendario o tus tareas y notas.

1. Aprende atajos de teclado:

Al igual que Microsoft Word, Excel y otras aplicaciones de Office, Outlook tiene atajos de teclado únicos, al menos 247, que permiten acelerar el trabajo del usuario con el programa. Aprenderse aquellos que más se utilicen puede llegar a ser muy útil, además se mejora bastante la velocidad de manejo del programa. Entre las más útiles estarían las siguientes:

• Ctrl+R: Responder al email.

• Alt+R: Responder a todos en el correo electrónico o cambiar a la vista del calendario de trabajo semanal.

• Alt+W: Pasar al siguiente email o cambiar a la vista del calendario semanal.

• Ctrl+M: Envíar / recibir correos.

• Alt+S: Envíar email.

• Ctrl+G: Abre el cuadro “Ir a fecha” para ir a cualquier día del calendario.

2. Ahorra tiempo evitando reescribir frases, gracias al uso de “elementos rápidos”:

Si normalmente hay ciertas partes de texto que repites en tus correos, puedes guardarlos como si fueran un elemento rápido y así tenerlos disponibles para posteriores correos. Simplemente resaltando el texto en la ventana del editor, y luego pulsando ALT+F3 o haciendo click en “Elementos rápidos” dentro de la pestaña “Insertar”, le damos un nombre y posteriormente guardamos.

3. Agrupa mensajes por…:

Si tiendes a recibir un alto volumen de mensajes, seguramente te sea más complicado localizar un mensaje relevante entre la montaña de correos.  Quizás por ello te resulte práctica esta función, la cual consiste en agrupar los correos, por lo que con un solo clic se pueden mostrar todos los mensajes relacionados entre sí.

Para hacer esto habrá que ir a la pestaña “Ver”, y marcar “Mostrar como conversaciones”. A continuación, se hará clic en “Organizar por” y luego se seleccionará “Ver configuración”, en el menú desplegable para configurar las opciones de agrupación adicionales.

 4. Crear una carpeta de búsquedas para búsquedas comunes:

Siempre podrás buscar en la carpeta actual, escribiendo en el campo de búsqueda que está encima de la lista de mensajes. Sin embargo, seguramente haya una búsqueda en particular que con frecuencia se repite, y de ser así lo ideal para simplificar el proceso sería crear una carpeta de búsqueda.

Los pasos a seguir serían los siguientes:

1) Ir a la pestaña de la carpeta y hacer clic en “Nueva carpeta de búsqueda” para crear una;

2) Se puede elegir entre una variedad de plantillas (cómo la búsqueda de correo de personas específicas, o el correo marcado como importante por ejemplo) o se pueden emplear criterios propios mediante la opción “Crear una carpeta de búsqueda personalizada”.

La nueva carpeta de búsqueda aparece en las carpetas al lado izquierdo de la ventana de Outlook, pudiendo cambiar su nombre haciendo clic derecho y seleccionando “Cambiar nombre”.

5. Filtrar los mensajes para encontrar los mensajes relevantes:

Otra manera rápida para encontrar un email específico es usar la opción “Filtrar correo electrónico”. Ésta se encuentra en la pestaña “Inicio” por la parte superior derecha, y en ella encontramos distintas preferencias para el filtrado (“Sin leer, esta semana, por categorías, importante, con archivos adjuntos, etc.”). Se pueden establecer más opciones de búsqueda si seleccionamos “Más filtros”, en el menú desplegable.

6. Ignorar el correo no deseado:

Si alguien está saturando tu bandeja de entrada con mensajería basura, puedes bloquear el correo de ese determinado remitente para evitar más mensajes en un futuro. Para ello, dentro de la pestaña “Inicio”, seleccionamos “Correo electrónico no deseado” y con clic derecho encima elegimos “Propiedades” posteriormente. Ahí especificaremos que es basura y lo que no, además de poder hacer listas negras con dominios o incluso países enteros.

Si el remitente nos interesa pero su conversación es irrelevante, deberemos darle a “Omitir”, una opción que no bloquea permanentemente a nadie aunque el hilo de la conversación en particular, irá directamente a la papelera.

7. Administrar tu correo con reglas y formatos condicionales: 

Aquí buscaremos el menú desplegable “Reglas”, que está en la opción “Mover” de la pestaña principal “Inicio”. Está función permite a Outlook administrar y crear reglas para procesar automáticamente los mensajes a medida que llegan. Seleccionando el botón “Crear regla”, se le dará la opción de establecer todo tipo de criterios para comprobar (remitente, destinatario, tamaño, fecha y más) y elegir lo que debería ocurrir con los correos que entren dentro de los determinados criterios.

También existe la opción “Formato condicional”, dentro de la opción “Ver configuración” en la esquina superior izquierda de la pestaña principal “Vista”. En este caso los mensajes no se mueven o procesan los mensajes, más bien simplemente sirve de ayuda para detectar rápidamente los correos que cumplen los criterios determinados según el tipo de letras o colores específicados.

8. Borrar automáticamente mensajes innecesarios:

Si quieres ahorrar espacio o poner en orden aquel email difícil de rastrear, la herramienta “Limpiar” en Outlook 2010 y 2013 puede ayudarte. El programa analizará la conversación completa del correo y eliminará los mensajes que han sido citados dentro de un mensaje posterior (y la lógica existe en que todavía se puede ver aquello que se ha dicho revisando los mensajes posteriores).

Para utilizar el botón “Limpiar”, deberemos ir a la pestaña principal “Inicio” y luego seleccionar si deseamos ordenar una sola conversación o una carpeta entera, ya que aparecerá una alerta una vez hayamos hecho clic en “Limpiar”. En la alerta nos aparece el botón “Configuración”, en el que elegiremos qué mensajes se deberían eliminar y aquellos que se deberían dejar

9. Notas de post-it:

Si presionamos Ctrl+Shift+N, Outlook mostrará una nota similar a un “Post it” que se podrá colocar en cualquier lugar de la pantalla. Por defecto tendrá un color amarillo pálido, pero éste se puede cambiar y así poder crear distintas categorías. Para administrar las notas haremos clic en el icono “Notas” que se encuentra en la parte izquierda de la pantalla principal. Desde aquí se puede copiar, organizar e imprimir notas, y realizar búsquedas de texto específico dentro de las notas.

Si consideras que añadirías alguna característica u opción más, o hay algo que no te ha       quedado claro, no dudes en comentarlo en la parte de abajo. Todo esto lógicamente es         una pequeña muestra de las capacidades de Outlook, ya que está cargado con opciones y     características casi infinitas, así como scripts VBA que puedes instalar o escribir por             cuenta propia. Y es que Outlook es una poderosa herramienta para la organización de la     vida cotidiana.